In Zeiten von Veränderungen bedarf es geeigneter Anpassungen, um weiterhin am Zahn der Zeit mitzuwirken. Sowohl der B2C- als auch der B2B-Handel wurden besonders stark von den Auswirkungen der Pandemie getroffen. Betroffene Unternehmen nahmen drastische Änderungen ihrer Vertriebsstrategien vor. So vertrieben einige Unternehmen erstmals auf dem Online-Markt, andere wiederum stellten ausschließlich auf Online-Handel um. Diese Umstellung birgt neben den vielen neuen Möglichkeiten auch einige Herausforderungen. Abläufe müssen nun an die Schnelligkeit und Flexibilität des Online-Handels angepasst oder gar neu erstellt werden. Diese Abläufe sind oft ressourcenverbrauchend - durch das Digitalisieren von Prozessen können sie stattdessen effizienzsteigernd sein.
Was Prozessautomatisierung ist, wieso sie eine Bereicherung für den B2B-Commerce ist und wie Prozessautomatisierung auch in Zukunft zur Prozessoptimierung führt, erfährst Du hier.
Was ist Prozessautomatisierung?
Eine Prozessautomatisierung kann monotone, repetitive und manuell ausgeführte Aufgaben mit Hilfe von Software-Tools durchführen. Besonders Aufgaben, bei denen mit vielen Daten gearbeitet wird, können durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen erleichtert werden. Daten werden erfasst, geprüft, aufbereitet und konsolidiert und das ohne weiteres Zutun von Mitarbeitern. Das Besondere: im Gegensatz zum Menschen, erfolgt der Ablauf stets nach der gleichen Logik, sodass Fehler eliminiert werden. Laut der Unternehmensberatung Deloitte erzielt das Automatisieren von Prozessen eine Produktivitätssteigerung von bis zu 86 % und eine Qualitätsverbesserung von bis zu 90 %.
Welche Prozessarten gibt es?
Geschäftsprozesse sind vielfältig und unterscheiden sich in ihrer Komplexität. Bevor ein Prozess digitalisiert wird, muss seine Komplexität festgestellt werden, sodass die geeignete Form der Automatisierung verwendet werden kann. Hierzu zählen die simple, regelbasierte und intelligente Prozessautomatisierung.
- Für eine simple Prozessautomatisierung eignen sich klar strukturierte, sich wiederholende Prozesse mit digitalisierten Datensätzen. Diese können mit Hilfe von Robotic Process Automation (RPA) automatisiert werden. Die verwendete Software führt manuelle Aufgaben über eine Benutzeroberfläche aus. Über Schnittstellen ermöglicht die Software die Interaktion mit verschiedenen Anwendungen. Im B2B-Bereich könnte eine dieser Aufgaben zum Beispiel die Datenpflege von Kundendaten sein.
- Die regelbasierte Prozessautomatisierung hingegen basiert auf einer Vielzahl verschiedener Daten und Aufgaben, die oft ungeordnet vorliegen. Hierzu werden Künstliche Intelligenzen und Business Rules Engines verwendet, die aus Algorithmen aufgebaut sind. Diese Tools definieren und legen Ergebnisse fest, sodass auch ungeordnete Datensätze und Prozesse digitalisiert werden können. So können auch Entscheidungen automatisiert werden. Im B2B-Bereich könnten Prozesse für Einkäufe regelbasiert automatisiert werden.
- Liegen unvorhersehbare Ereignisse vor, sogenannte Ad-hoc-Prozesse, kann die intelligente Prozessautomatisierung erfolgen. Fortschrittliche Künstliche Intelligenzen können diese hoch komplexen Prozesse automatisieren und Entscheidungen treffen. Sie besitzen die Fähigkeit logische Verknüpfungen zu erstellen und zu lernen. Fehler, die durch die intuitive Entscheidungsfindung des Menschen auftreten, können mithilfe der intelligenten Prozessautomatisierung eliminiert werden. Noch wird diese Art der Automatisierung nicht verwendet und weiter erforscht und entwickelt.
Wie optimiere ich Prozesse im B2B-Commerce?
Der B2B-Handel ist im Gegensatz zum Endkundengeschäft besonders durch die reduzierte Anzahl an Kunden und die persönlichere Bindung zwischen den verhandelnden Partien gekennzeichnet. Genau diese Beziehungen sollten trotz der digitalen Transformation weiter die Priorität darstellen. Kundenbeziehungen im B2B-Bereich sollten also von der Digitalisierung profitieren können, statt von ihr bedroht zu werden. Es bedarf nur weniger Schritte, um Prozesse zu optimieren und so auch Prozesse im B2B-Vertrieb.
Der Handel mit Geschäftskunden erfordert die direkte Anpassung an Kundenbedürfnisse durch Maß- und Spezialanfertigungen und sonstige Änderungen am Produkt. Durch Prozessautomatisierung können die gewünschten Änderungen digital selbst vom Kunden unternommen werden, während er durch einen Mitarbeiter begleitet wird. Individuelle Kundenbedürfnisse werden somit auf direktem Wege kommuniziert und die benötigten Daten werden zeitgleich verwaltet. Dies entlastet Mitarbeiter und verkürzt den Prozessdurchlauf enorm.
Bestellungen im B2B-Handel stellen oft einen langwierigen Prozess mit vielen Zwischenschritten dar. Es benötigt manuelle Bestätigungen und viel Bürokratie, um eine derartige Bestellung durchzuführen. Eine Bestellung kann jedoch auch durch nur einen Mitarbeiter mit wenigen Klicks getätigt werden kann, indem die beteiligten Prozesse digitalisiert werden. Wird auch dieser Prozess digitalisiert, ist es bereits einem Mitarbeiter möglich, eine derartige Bestellung innerhalb weniger Klicks durchzuführen.
Aufgrund der hohen Individualisierung im B2B-Handel sind auch individuelle Preise und Preisverhandlungen keine Seltenheit. Die von Mitarbeitern vorgeschlagenen Preisangebote müssen oft durch zentrale Mitarbeiter bestätigt werden. Dieser Zwischenschritt ist zeitaufwendig und wird oftmals manuell durchgeführt. Eine Prozessautomatisierung ist die Chance für ressourcensparende Preisverhandlungen.
Prozessautomatisierung der Zukunft
Das Potenzial für automatisierte Prozesse in allen Bereichen ist groß und wächst stets weiter. Durch neue Technologien wie der intelligenten Prozessautomatisierung stehen nie dagewesene Möglichkeiten der Technik bevor. Künstliche Intelligenzen könnten beispielsweise aktiv in der Produkt- und Strategieentwicklung mitwirken und Prozesse somit optimieren. Während sich Prozesse schneller und fehlerfreier gestalten, werden Mitarbeiter entlastet und in einer intensiveren Auseinandersetzung anderer Tätigkeiten bestärkt. Prozessautomatisierung bedeutet somit eine enorme Effizienzsteigerung für Unternehmen.
Besonders B2B-Unternehmen können von dem Faktor der Mitarbeiterentlastung durch Prozessautomatisierung profitieren. Die starke Prägung der Kundenbindung und -beziehung ist im Handel mit Geschäftskunden essenziell und sollte im Vordergrund aller Verhandlungen stehen. Jedoch werden die zuständigen Mitarbeiter oftmals durch die manuellen Prozesse hinter den Verhandlungen belastet und vernachlässigen die wichtigen Geschäftsbeziehungen. Durch Prozessautomatisierung wird ihnen diese Last abgenommen. Sie können sich auf den intensiven und gewinnbringenden Kontakt mit ihren Geschäftspartnern fokussieren.
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