Unternehmen sind geprägt von individuellen Geschäftsprozessen, die den Unternehmensalltag bestimmen. Diese Prozesse bestehen oftmals aus vielen Einzelschritten und sind verbunden mit Regeln, Genehmigungen und Bedingungen, die zu erfüllen sind. Daraus resultieren komplexe Prozesse, die von Mitarbeitern meist manuell und repetitiv ausgeführt werden müssen. Automatisiert man diese Arbeitsabläufe, werden die zuständigen Mitarbeiter entlastet und können sich anderen Aufgaben widmen. Automatisierte Prozesse erzielen eine verringerte Fehlerquote, schnellere Abläufe und Abwicklungen und steigern aktiv die Optimierung und Effizienz in einem Unternehmen.
Wie kann ich meine Prozesse automatisieren?
Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung kann so gut wie jeder Prozess automatisiert werden.
Schritt 1: Prozess analysieren
Um einen Prozess erfolgreich zu automatisieren, ist eine detaillierte Analyse des Prozesses erforderlich. Der Prozessablauf muss klar definiert und skizziert werden: Welche Schritte folgen aufeinander? Wie sind einzelne Schritte miteinander verbunden? Welche Bedingungen müssen womöglich erfüllt werden, um den nächsten Schritt im Ablauf anzustoßen? Können Fehler im derzeitigen Prozessablauf gefunden werden?
Diese Fragen sollten innerhalb der Prozessanalyse bearbeitet werden, da eine Automation nur auf einer klaren und fehlerfreien Grundlage aufgebaut werden sollte. Eine ausführliche Prozessanalyse gibt Ausschluss über die Komplexität des Prozesses, dem daraus resultierenden Aufwand, diesen zu automatisieren und welches Tool sich für die Umsetzung am besten eignet.
Schritt 2: Prozess definieren
Ist der derzeitige Prozess analysiert, sollte der zu automatisierende Prozess definiert werden. Aus den Erkenntnissen der Analyse ergibt sich oft bereits die Art des Prozesses. Jetzt sollte auf jeden Fall das Ziel der Automatisierung definiert werden. Was soll die Automatisierung dieses individuellen Prozesses wie bis wann bezwecken?
Nur ein klar formuliertes Ziel, das heißt mit vergleichbaren Daten, kann Ausschluss über den Erfolg der Prozessautomatisierung geben.
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Dann hören Sie doch mal in den Podcast rein, bei dem unser CEO Daniel Kalkowski zu Gast war.
Ist der Prozess analysiert und definiert, ist die Wahl des geeigneten Automatisierungs-Tools essenziell. Bei simplen und linearen Prozessen können sogenannte Workflow Engines, die Teil eines Torgelow-Managementsystems sind, verwendet werden. Damit können Arbeitsabläufe abgebildet werden, die immer denselben Schritten folgen, ohne dass unterwegs Entscheidungen getroffen werden müssen. Business Rules Engines hingegen, die Teil eines Business Rules Management Systems ist, sind sehr flexibel. Sie können sowohl für simple als auch komplexere Geschäftsprozesse verwendet werden. Hier können sie stets angepasst und für verschiedenste Arbeitsabläufe verwendet werden.
Eine Business Rules Engine wie swoox.io bieten den großen Vorteil, dass sie aufgrund ihrer hohen Anpassbarkeit und Skalierbarkeit an die neuesten technischen Fortschritte angepasst werden können. Dadurch sind sie auch in Zukunft das Tool, um Prozesse jeglicher Art erfolgreich zu automatisieren.
Schritt 4: Finanzierung klären
Sobald die ersten drei Schritte abgearbeitet wurden und die wichtigsten Informationen und Daten zur Verfügung stehen, kann die Finanzierung der Automatisierung geklärt werden.
Hierbei sollte vor allem die Frage nach dem Kosten-Nutzen für das eigene Unternehmen geklärt werden. Wie wichtig ist der Prozess für den Arbeitsalltag und Erfolg des Unternehmens? Wie häufig wird der Prozess ausgeführt?
Wenn der Prozess eine eher niedrige Priorität hat und nur selten ausgeführt wird, lohnt sich eine Investition in diesen Prozess wohl eher weniger. Doch sobald ein Prozess durch einzelne Schritte wertvolle Zeit verschwendet und Mitarbeiter belastet, lohnt sich die Investition in eine Prozessautomatisierung umso mehr. In diesem Falle müssen einzelne Faktoren wie die Finanzierung der nötigen Fachkräfte zur Implementierung des neuen Tools, die Kosten für die Softwarelösung selbst und Schulungen des Personals in die Rechnung einfließen.
Schritt 5: Prozess kontrollieren
Ist das Automatisierungs-Tool nun erfolgreich implementiert und der Prozess läuft bereits automatisiert, muss dieser stets überwacht und womöglich angepasst werden. Besonders anfänglich sollte der Prozess genau beobachtet werden. Verläuft der Prozess wie gewünscht? Treten Probleme oder Fehler auf?
Hier können die festgelegten Ziele aus Schritt 2 zum Einsatz kommen. Denn nur wenn diese Ziele auch erreicht werden, handelt es sich um eine erfolgreiche Prozessautomatisierung. Ist dies nicht der Fall, treten Fehler auf oder wurden neue Ziele definiert, so müssen Änderungen am Prozess selbst oder der Softwarelösung vorgenommen werden.
Schritt 6: Mitarbeiter entlasten statt entlassen
Super! Ein elementarer Prozess im Unternehmensalltag konnte automatisiert werden und verläuft reibungslos, schnell und fehlerfrei. Die Mitarbeiter, die zuvor für den Arbeitsschritt zuständig waren, werden damit jetzt nicht mehr belastet.
Es ist nun von Bedeutung, dass das Unternehmen diesen Mitarbeitern vermittelt, dass sie nun an anderen Stellen umso mehr gebraucht und geschätzt werden. Ihre fachliche Kompetenz, Kreativität und Wissen können jetzt für wichtige und eher strategischen Tätigkeiten eingesetzt werden und damit zu weiterem Unternehmenserfolg führen. Viele Mitarbeiter fürchten, dass sie durch digitale Technologien wie der Prozessautomatisierung ersetzt werden. Deshalb ist die klare Position der Unternehmensführung diesbezüglich enorm wichtig, um eine Mitarbeiterzufriedenheit zu gewährleisten.
Fazit
Die Digitalisierung von Prozessen kann einschüchternd und beunruhigend wirken, besonders für traditionelle und kleinere Betriebe. Durch die richtige Nutzung von Prozessautomatisierung muss dies aber nicht der Fall sein. In nur 6 Schritten kann ein Unternehmen bewährte Prozesse weiter verbessern und Mitarbeiter entlasten. Prozessautomatisierung sollte also mehr als Unterstützer und weniger als Feind für ein Unternehmen und seine Mitarbeiter angesehen werden. Prozessautomatisierung hilft genau diesen Unternehmen, KMU, auch in Zukunft im Wettbewerb mitzuwirken und den eigenen Unternehmenserfolg zu wahren und zu steigern.
Mit unserer umfangreichen Digitalisierungsberatung helfen wir Ihnen, die einzelnen Schritte der Prozessautomatisierung zu meistern und Ihre Prozesse zu optimieren. Die Beratung enthält unter anderem eine detaillierte Prozessanalyse, die wir im Anschluss nutzen können, um mit unserer Expertise fundierte Lösungsansätze zu finden. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie an einer Beratung zu Prozessautomatisierung oder weiteren digitalen Themen interessiert sind!
